Wie organisiere ich mein Wissen?

Auf meinem Schreibtisch herrscht das Chaos. Überall Klebezettel, überall liegen Blöcke, und es stapeln sich die Notizbücher. Mein Computer sieht nicht besser aus – Desktop, Ordner etc. müsste ich echt mal wieder aufräumen. Auch in meinen Regalen stehen noch viele Ordner mit Material, das ich mir irgendwann mal ausgedruckt und kopiert habe.

Und das, wo ich gerade eine Doktorarbeit schreibe, diesen Blog habe und ein paar Weiterbildungen zu Blog & Business-Themen mache. Das kann doch nur im Chaos enden – oder? Nicht, dass ich am Ende die Doktorarbeit über SEO schreibe (statt über Marken und kognitive Linguistik), oder einen Blogartikel zu Details meiner Studie, die auf meinem Blog (noch?) nichts verloren haben? Zum Glück habe ich meine digitalen Tools, mit denen ich all dieses Wissen verwalten und sortieren kann.

Dieser Blogartikel ist Teil der Blogparade Wie und mit welchen Tools organisierst du dein Wissen? von Martina von Little Sticky. Schaut gerne mal vorbei & stöbert auch in den anderen Beiträgen!

Ordnung in das Chaos bringen

In meinen vielen Jahren an der Uni habe ich so einiges an Hausarbeiten geschrieben und dafür viel Literatur und viele Informationen recherchiert. So hat sich bei mir einiges angesammelt: Einerseits viele Kopien und Ausdrucke in Ordnern im Regal, andererseits natürlich auch viele Dokumente in Ordnern auf dem Computer.

Lange habe ich mir keine großen Gedanken darüber gemacht, wie ich mein Wissen organisieren soll. Bei normalen Hausarbeiten geht es auch so: während man daran schreibt, hat man alles irgendwo griffbereit auf dem Schreibtisch, und wenn die Arbeit fertig ist, räumt man es weg. Ein paar Wochen Zeit für 10-15 Seiten – da hält sich die benötigte Menge an Recherche-Material in Grenzen.

Spätestens bei der Magisterarbeit oder Masterarbeit stößt die immer-griffbereit-am-Schreibtisch-Methode allerdings an ihre Grenzen. So ein Projekt ist viel umfangreicher als eine Hausarbeit, und dementsprechend braucht man viel mehr Material. Inzwischen schreibe ich an meiner Doktorarbeit – und das ist nochmal eine ganz andere Hausnummer. Zuerst denkt man, kein Problem, ich habe ja die Magisterarbeit geschrieben, so eine Doktorarbeit ist nur etwas größer.

Das ist dann die allererste Erkenntnis, sobald man mit der Doktorarbeit angefangen hat: Sie ist nicht nur „etwas“ größer als eine Magisterarbeit – sondern viel größer! Sehr viel größer – und sehr viel umfangreicher. Die Arbeit daran dauert Jahre, und dementsprechend sammelt man Unmengen an Wissen: Bücher, Buchkapitel Fachartikel, Webseiten, Bilder, eigene Notizen und mehr.

Wie behält man da den Überblick? Wie findet man irgendetwas wieder? Wie kann man schnell nachschauen, was man z. B. vor vier Wochen oder vor vier Jahren gefunden hat? Am besten, ohne stundenlang Ordner durchwühlen oder sich durch etliche Dokumente durchklicken zu müssen?

Zum Glück gibt es viele hilfreiche Tools, mit denen man sein Wissen organisieren kann. Das ist natürlich super für umfangreiche Uni-Projekte – aber auch für Blog & Business-Themen. Denn auch hier sammelt sich im Laufe der Jahre einiges an Wissen an, und für manche Blogartikel braucht man auch Recherche.

In diesem Artikel stelle ich meine Lieblingstools vor, mit denen ich mein Wissen organisiere und die mir helfen, einen Überblick über alles zu behalten.

Die altmodische Art

Auch wenn ich nicht mehr ohne meine digitalen Wissensverwaltungstools könnte, habe ich tatsächlich auch noch Ordner mit Fotokopien von Buchkapiteln und Ausdrucken von Artikeln.

Viele habe ich vor Jahren schon gesammelt, als ich noch etwas weniger mit digitalen Tools gearbeitet habe. Aber auch jetzt drucke ich durchaus manchmal etwas aus, um es mir auf Papier anzusehen. Manchmal mache ich das tatsächlich ganz gerne, dass ich mir in Ruhe etwas auf Papier durchlese und ganz altmodisch mit Stiften Dinge markiere oder Notizen dazu schreibe.

Aber auch diese Ordner erfasse ich in meinen digitalen Tools: Hinten auf jedem Ordner klebt ein Etikett mit einer Nummer, und diese Nummern trage ich mit in meine digitalen Tools ein. So kann ich meine Papierkopien und -ausdrucke immer leicht wiederfinden.

Ähnlich handhabe ich es mit meinen eigenen handschriftlichen Notizen. Wenn ich mit der Hand schreibe, weil ich z. B. auf Ideensuche bin, sortiere ich erstmal gar nichts – dann schreibe ich einfach drauflos, in der Reihenfolge, wie es mir einfällt. Gerade deswegen schreibe ich gerne mal mit der Hand, denn am Computer klappt das mit dem einfach-mal-drauflosschreiben nicht immer so gut.

Wichtige handschriftliche Notizen werden später abgetippt und in mein Notiz-Tool an der richtigen Stelle einsortiert. So kann ich auch hier alle Ideen schnell wiederfinden, ohne stapelweise alte Notizbücher durchblättern zu müssen.

Verwaltung von Wissen und Literatur: Praktische Tools

Es gibt einige Tools zur Literaturverwaltung, mit denen man sein Wissen und seine Literatursammlung organisieren kann. Bücher, Artikel aus Fachzeitschriften, Bilder, Videos, Podcasts, Webseiten und vieles mehr kann man dort eintragen und sortieren. Außerdem kann man damit automatisch ein Literaturverzeichnis erstellen – extrem wichtig für akademische Texte!

Diese Einträge können in Literaturverwaltungstools ganz einfach erstellt werden, da man sie direkt vom Bibliothekskatalog importieren kann, ohne alles abtippen zu müssen. Auch Webseiten können mit einem Klick erfasst und als Eintrag hinzugefügt werden.

Ein Eintrag in einem Literaturverwaltungstool beinhaltet nicht nur die Informationen über den Artikel oder das Buch selbst (Autor, Titel, Verlag, Erscheinungsjahr etc.), sondern – je nach Tool – gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, zusätzliche Informationen einzutragen. Man kann z. B. den Standort dazu schreiben und so auf den ersten Blick sehen, wo das Buch zu finden ist – z. B. die Signatur in der Bibliothek, oder eben die Nummer des Ordners in meinem Regal, in dem der Ausdruck zu finden ist. Auch für eigene Notizen ist Platz.

Außerdem helfen diese Tools dabei, Zitate in einen Text einzufügen und am Ende das Literaturverzeichnis zu erstellen. Bei akademischen Texten müssen diese Dinge sehr genau sein, deswegen werden diese Tools hauptsächlich im akademischen Bereich benutzt. Aber auch zur Wissensverwaltung von Blog-Themen wie SEO oder bei der Recherche zu größeren Blogartikeln können sie durchaus praktisch sein.

Zotero

Es gibt einige solcher Tools für die Literatur- und Wissensverwaltung. Jahrelang habe ich viel und gerne mit Citavi gearbeitet, und auch in EndNote habe ich immer noch eine lange Liste mit Einträgen, von denen ich die meisten wahrscheinlich nie lesen werde. Beide Tools haben ihre Vor- und Nachteile, und beide kann ich zurzeit kostenlos über meine Uni nutzen, aber das wird natürlich nicht ewig gehen.

Einerseits deswegen – andererseits, weil mir z. B. die ganzen Zusatzfunktionen in Citavi irgendwann doch zu umständlich wurden, bin ich inzwischen auf Zotero umgestiegen. Zotero ist ein Open-Source-Programm für Literatur- und Wissensverwaltung. Die Nutzung ist kostenlos, allerdings kann man bei Bedarf zusätzlichen Cloud-Speicherplatz dazu kaufen.

Wie in jedem Literaturverwaltungstool kann man in Zotero unterschiedliche Quellen wie Bücher, Fachartikel und mehr sammeln und verwalten. An jeden Eintrag kann man Bilder oder PDFs anhängen, was natürlich besonders praktisch ist, wenn man Artikel digital heruntergeladen hat. Für die bessere Übersicht kann man die Einträge innerhalb von Zotero in Ordnern und Sammlungen organisieren. Aus den Einträgen kann Zotero automatisch Quellenangaben und Literaturverzeichnisse in verschiedenen Zitierstilen erstellen.

Obwohl ich schon eine Weile mit Zotero arbeite, bin ich gefühlt immer noch Anfängerin und kenne längst nicht alle Funktionen. Ich arbeite mich also immer noch ein – aber es ist echt ein praktisches Tool! Vielleicht schreibe ich irgendwann einen eigenen Blogartikel dazu. Denn auch, wenn ich die reine Wissensveraltung tatsächlich hauptsächlich woanders mache – die Funktion, ein Literaturverzeichnis automatisch erstellen zu lassen, ist für akademische Arbeiten einfach unverzichtbar.

Notiz-Apps

Notiz-Apps verwende ich seit Jahren viel und gerne. Sie funktionieren fast wie „altmodische“ Notizbücher oder Karteikästen – nur, dass sie noch viel mehr können! Man kann z. B. jederzeit Seiten hinzufügen, umsortieren oder löschen, ohne etwas herausreißen oder durchstreichen zu müssen.

Meine Lieblings-Notiz-Apps sind OneNote und Notion, und ich könnte wirklich nicht mehr ohne diese Tools – sowohl für meine Doktorarbeit als auch für Blog & Business.

OneNote

OneNote war jahrelang mein wichtigstes Notiz-Tool – hauptsächlich für meine Doktorarbeit, aber ich sammle darin auch anderes, wie z. B. Rezepte und Blog-Ideen. In OneNote kann man verschiedene Notizbücher erstellen, und in jedem Notizbuch ist Platz für verschiedene Abschnitte, die wiederum verschiedene Seiten haben können. Man kann Seiten und Abschnitte untereinander verlinken, Tags hinzufügen oder Dokumente anhängen.

So habe ich in OneNote z. B. mein Library-Notizbuch, in dem ich Seiten für Bücher und Fachartikel in meiner Diss erstellt habe. Auf diesen Seiten stehen Notizen – d.h. wichtige Dinge aus dem Inhalt, die ich mir rausgeschrieben habe, damit ich sie leicht wiederfinden kann. Die dazugehörigen Artikel habe ich angehängt, sodass ich mit einem Klick das Original öffnen kann, wenn ich doch mal schnell etwas nachschauen möchte. Sehr hilfreich ist hier auch die Möglichkeit, Seiten innerhalb eines Abschnitts alphabetisch sortieren zu lassen – so behalte ich wirklich immer den Überblick.

Auch die Unmengen an eigenen Notizen, die sich über die Jahre angesammelt haben, habe ich in OneNote. OneNote ist immer noch eine großartige und sehr praktische Notiz-App, die mir hilft, mein Wissen zu organisieren.

Notion

Im Januar 2024 habe ich allerdings eine weitere App entdeckt, die schnell zu meiner Lieblings-Notiz-App geworden ist: Notion.

Notion ist einfach großartig! Manche kennen Notion vielleicht als Projektplanungs-App, und noch verwende ich sie hauptsächlich als Notiz-App – aber man kann damit auch Wissen verwalten.

Bis jetzt sammle ich in Notion hauptsächlich eigene Notizen, die allerdings sehr detailliert und sehr ausführlich sind – allein das ist eigentlich schon Wissensverwaltung. Gerade jetzt fürs Schreiben und Überarbeiten meiner Doktorarbeit war Notion einer der Gamechanger – ohne Notion hätte ich dabei noch mehr Chaos oder noch viel mehr Zettelwirtschaft auf meinem Schreibtisch.

Auch zu Blog & Business-Themen habe ich vieles in Notion – z. B. viele Ideen für Blogartikel, die darauf warten, irgendwann geschrieben und veröffentlicht zu werden.

Einfach unschlagbar ist in Notion die Datenbank-Funktion. Man kann Tabellen erstellen und sie in Datenbanken umwandeln, und für jeden Eintrag wird eine eigene Seite angelegt (die wiederum Unterseiten haben kann). Außerdem kann man sich eine Datenbank in verschiedenen Ansichten anzeigen zu lassen – als Tabelle, als Liste oder nach vorher festgelegten Kriterien sortiert. So kann man auch große Mengen an Informationen verwalten und den Überblick behalten.

Tatsächlich kann ich mir in Notion auch sehr gut eine Literatursammlung als Datenbank vorstellen. Erstellt ist sie schnell, denn man kann die Zotero-Datenbank als CVS exportieren und dann in Notion importieren. Des Weiteren bietet Notion die Möglichkeit, ein Wiki zu erstellen – diese Funktion habe ich allerdings noch nicht ausprobiert. Notion hat einfach so viele Funktionen, da ist es fast nicht möglich, alle in ein paar Monaten auszuprobieren.

Notion hat auf jeden Fall ein riesengroßes Potenzial für Wissensverwaltung und Wissensorganisation. Ich nutze gefühlt erst einen kleinen Bruchteil davon. Aber ich arbeite immer mehr damit und könnte es mir gar nicht mehr ohne vorstellen!

Meine Tools zur Wissensverwaltung

Literaturverwaltungstools und Notiz-Apps – beide haben ihre Vor- und Nachteile. Deswegen arbeite ich gerne mit mehreren Tools und suche mir von allen die besten Funktionen raus:

• Literaturverwaltung Zotero, um Literatur und sonstiges Material zu erfassen und Literaturverzeichnisse zu erstellen.

• OneNote für Notizen, Ideensammlungen und Verwaltung von tatsächlichem Wissen – nicht nur Literaturangaben, sondern auch, was wo drinsteht.

• Notion für Notizen, Ideensammlungen, Datenbanken und als großartige Hilfe beim Schreiben (wofür ja auch Wissen sortiert werden muss) – und irgendwann vielleicht als mein wichtigstes Tool zur Verwaltung von Wissen aller Art?

Wie behaltet Ihr den Überblick über euer Wissen in verschiedenen Bereichen – ob über SEO, über euer Blogthema oder über eure Lieblingsrezepte? Schreibt es mir gerne in die Kommentare!