Einarbeiten in Tools: Meine Tipps für den Anfang

Schon wieder ein neues Tool! Wahnsinn, was das alles kann – damit wird sich meine Arbeit fast von selbst machen!

Aber nach der ersten Begeisterung kommt der Realitätsschock. Okay, ein dieses Tool kann sicher viel – aber wie genau funktioniert das? Und das Einarbeiten in dieses Tool dauert doch bestimmt ewig! Oder lasse ich es doch besser sein und arbeite ohne Tool weiter; ging doch die ganze Zeit auch so.

Möglicherweise kommen dir solche Gedankengänge bekannt vor. Du entdeckst ein neues Tool und siehst, was es alles kann und wie andere davon schwärmen. Dann probierst du es selbst und fühlst dich erstmal erschlagen von den vielen Möglichkeiten. Oder du suchst nach Tutorials – und hast prompt dasselbe Problem: Es gibt viel zu viele! Wo und wie anfangen?

Ich habe im Laufe der Jahre mit vielen verschiedenen Tools gearbeitet: EndNote, Citavi und Zotero zur Literaturverwaltung, MAXQDA zur qualitativen Datenanalyse, OneNote und Notion für Notizen und Ideensammlungen, Scrivener zum Schreiben langer Texte, Canva für Designs und WordPress (inklusive Plugins) für meinen Blog. Neuerdings experimentiere ich auch gerne mal mit KI-Tools wie ChatGPT, Perplexity.ai und jenni.ai.

Die meisten dieser Tools habe ich mir selbst beigebracht. Teilweise durch Ausprobieren, teilweise mithilfe von Anleitungen und Tutorials. Ich habe also einige Erfahrungswerte, was das Einarbeiten in neue Tools angeht.

Und ja – anfangs musst du etwas Zeit investieren, um zu lernen, wie so eine Software funktioniert. Aber mit meinen Tipps wirst du schnell den Anfang finden, kannst dich in das Tool einarbeiten und deine Tool-Neuentdeckung endlich so nutzen, wie es sein soll: als Helferlein, mit dem es sich schneller und einfacher arbeitet.

In Tools einarbeiten durch Ausprobieren

Bei den vielen Funktionen fragst du dich vielleicht, wie du das alles lernen sollst. Nun – die Antwort ist: gar nicht!

Ja, richtig gelesen – denn viele Funktionen wirst du wahrscheinlich nie brauchen! Tools sind oft sehr komplex und können eine ganze Menge. Was anfangs vielleicht verwirrend ist, ist aber eigentlich ein großer Vorteil: Du kannst dir genau die Funktionen heraussuchen, mit denen du am besten arbeiten kannst und die du für deine Zwecke benötigst. Ich habe jahrelang mit der Analyse-Software MAXQDA gearbeitet und auch Workshops dazu gegeben – aber ich kenne gefühlt nur einen Bruchteil von dem, was dieses Tool alles kann.

Denn für mein eigenes Projekt habe ich nur einen kleinen Teil der vielen Funktionen gebraucht. Ein paar weitere Funktionen habe ich mir mal in Vorbereitung auf einen Workshop angeschaut, um sie den Teilnehmern erklären zu können; aber viele andere kenne ich gar nicht.

Wenn ich also ein neues Tool entdeckt habe – wie arbeite ich mich ein? Meistens fange ich einfach an und probiere Verschiedenes aus. In einer Notiz-App wie Notion z. B. erstelle ich einfach mal ein Text-Dokument und schreibe etwas drauf, oder ich versuche mich an einer Tabelle. Ich will überhaupt erstmal anfangen, um das Tool besser zu verstehen und herauszufinden, wie es funktioniert.

Manche Tools haben auch Anfänger-Tutorials oder Erste-Schritte-Anleitungen, die du zu Hilfe nehmen kannst. Auch gibt es oft Testseiten oder interaktive Testprojekte, an denen du viele Funktionen siehst und in denen du experimentieren kannst. Dabei kann – natürlich! – nichts kaputtgehen. Also – einfach mal ausprobieren!

Einfach loslegen: du fängst nicht bei null an

Selbst, wenn du dieses spezielle Tool gerade zum ersten Mal siehst: Du fängst nicht bei null an! Wenn du diesen Blogartikel liest, interessierst du dich wahrscheinlich für Tools und hast dich auch schon an dem einen oder anderen versucht.

Manche Funktionen sind überall ähnlich. Man kann in der Software Texte schreiben? – Dann gibt es doch garantiert irgendwo Funktionen für Schriftarten oder Schriftfarben sowie die Möglichkeit, Textstellen fett oder kursiv zu machen. Neue Seiten oder neue Dokumente erstellen kann man hier bestimmt auch irgendwo. Und was gelöscht wird, landet in einer Art Papierkorb. Mit diesen Dingen bist du vertraut, wenn du viel am Computer arbeitest und in Textverarbeitungsprogrammen schreibst. Du musst nur noch herausfinden, wie das in diesem neuen Tool funktioniert.

Aber natürlich kann das Tool auch vieles, mit dem du noch nicht vertraut bist – denn sonst könntest du einfach mit deiner bisherigen Software weiterarbeiten und bräuchtest kein neues Tool. In Notion wären das z. B. die Datenbanken (etwas, das OneNote nicht hat): großartig, können viel (ich organisiere mit so einer Datenbank z. B. meine Ideen für Blogartikel) – aber erst, nachdem ich gelernt hatte, sie richtig zu nutzen.

Anfangs habe ich hierfür vieles durch Ausprobieren gelernt. Aber wenn man an einer Stelle steckenbleibt oder spezielle Fragen hat, kommt man damit nicht mehr weiter. Auch das ist kein Problem – denn viele Tools haben auf ihren offiziellen Webseiten ausführliche und gut verständliche Anleitungen.

Zeit für Tutorials

Hier gilt ebenso: Du musst dir nicht alle Anleitungen anschauen! Wenn du in Notion mehr über Datenbanken lernen möchtest, dann schau dir die Datenbank-Tutorials an. Oder vielleicht hast du schon herausgefunden, wie man eine Datenbank erstellt – aber du bekommst es einfach nicht hin, die verschiedenen Ansichten einzustellen. Dafür brauchst du nicht alle Datenbank-Tutorials, sondern nur das eine, das eben die Datenbank-Ansichten erklärt.

Wenn es von dem Tool selbst keine Anleitungen gibt: Die Suchmaschine deines Vertrauens hilft weiter! Oft gibt es in den Weiten des Internets viele Erklärungen und Tutorial-Videos von kreativen Content-Erstellern wie mir. Versuche es ruhig auch mal bei dem KI-Chatbot deines Vertrauens – vielleicht liefert er dir die richtige Erklärung.

So arbeitest du dich nach und nach in das Tool ein und verstehst es immer besser. Irgendwann brauchst du eine weitere Funktion, mit der du bisher nicht gearbeitet hattest – aber vielleicht bist du mit dem Tool schon so vertraut, dass du leicht selbst herausfindest, wie es geht. Und wenn nicht: Es findet sich garantiert ein Tutorial dazu!

Es bringt nichts, von Anfang an alles lernen zu wollen. Du würdest viele Funktionen sowieso wieder vergessen, wenn du sie nicht verwendest. Die Funktionen, die du brauchst, lernst du nach und nach – und manche (viele!) wirst du nie brauchen und deswegen nie genauer kennenlernen.

Tools: Praktische Helferlein

Das ist meine Empfehlung für den Anfang: Beginne langsam mit den Grundlagen und den wichtigsten Funktionen des neuen Tools. Nach und nach wirst du immer besser verstehen, wie es funktioniert und welche Möglichkeiten es bietet – bis du irgendwann deine Lieblingsfunktionen gefunden hast, ohne die du nicht mehr kannst!

• Nicht alles auf einmal! Fang langsam an und arbeite dich ein.
• Probieren geht über Studieren! Nutze dafür gerne die Testdokumente, die viele Tools bieten.
• Such dir die Tutorials und Anleitungen raus, die du wirklich brauchst!

Tools sind praktische Helferlein, sie können dir vieles vereinfachen und auch viel Zeit sparen – wenn du dir anfangs die Zeit nimmst, sie kennenzulernen und dich einzuarbeiten. Wenn du bei neuen Tools Berührungsängste hattest, probiere beim nächsten Mal meine Tipps aus. Damit findest auch du dich bei Tools zurecht – und wirst bald dein neues Lieblingstool finden.

Ich habe z. B. Notion als Projektplanungs-App kennengelernt und es einfach mal aus Neugier ausprobiert. Statt für Projektplanung habe ich es dann aber neben OneNote als Notiz-App verwendet. Bis ich die Datenbank-Funktion entdeckt habe – und jetzt weiß ich gar nicht mehr, wie ich vorher den Überblick über meine vielen Ideen behalten habe (Spoiler: gar nicht🙈😆).

Wie geht es dir mit neuen Tools? Hast du vielleicht noch weitere Tipps zur Einarbeitung? Schreib es mir gerne in die Kommentare!